학원 운영에 바로 쓰는 AI툴 5가지
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원장님 하루, AI가 대신할 수 있는 일 5가지
수업은 끝났는데 퇴근은 아직인 밤, 원장님 책상 위에는 늘 비슷한 일이 남아 있습니다. 매번 같은 형식을 처음부터 다시 만드는 일이죠. 출근부터 퇴근까지, 원장님 하루를 시간 순서로 따라가며 AI에게 넘길 수 있는 일을 짚어 봤어요.
| 시간 | 매일 반복되는 일 | 맡길 툴 |
|---|---|---|
| 오후 1:00 상담 준비 | 커리큘럼을 매번 말로 설명하기 | 젠스파크 AI 슬라이드 |
| 오후 3:00 홍보자료 제작 | 특강 포스터 문구를 처음부터 다시 쓰기 | 미리캔버스 미리클 |
| 오후 4:00 수업 | 수업 진도와 숙제를 일지로 옮겨 적기 | 티로 |
| 오후 10:00 수업 끝 | 엑셀을 번갈아 열며 리포트카드 채우기 | 클로드 코워크 |
| 오후 10:30 퇴근 직전 | 같은 학부모 문자 20통씩 쓰기 | 챗GPT Record a skill |
상담 준비 — 젠스파크 AI 슬라이드
신규 상담에서 원장님이 가장 길게 설명하는 건 "우리 학원은 학년별로 이렇게 가르쳐요"입니다. 커리큘럼은 원장님께는 익숙하지만, 말로 길게 풀수록 학부모님께는 오히려 흐릿하게 들리기도 하죠. 학년별 로드맵과 반별 비교가 한 권으로 정리돼 있으면, 학부모님은 첫 상담에서 "이 학원은 체계가 잡혀 있구나"를 바로 느끼십니다.
젠스파크 AI Slides는 엑셀·PDF·워드·파워포인트로 된 커리큘럼 자료를 올리면 페이지를 하나씩 채워 슬라이드를 만들어 줘요. Creative 모드에서 3:4 세로 비율을 고르면 발표 화면이 아니라 상담 때 펼쳐 보여 주는 책자처럼 만들 수 있습니다. 무료로 시작할 수 있고, 브라우저 발표와 링크 공유까지는 무료 요금제로도 충분해요.
홍보자료 제작 — 미리캔버스 미리클
GPT나 제미나이가 뽑아 주는 포스터 디자인에 지치셨다면, 미리캔버스의 AI 기능 묶음인 미리클을 써 보세요. AI 포스터에 특강 이름·대상·개강일·연락처를 한국어로 적으면 문구까지 다 들어간 포스터가 한 장 나오고, 고칠 곳이 생기면 채팅으로 "전화번호를 바꿔 줘"처럼 말해 보세요. AI가 그 부분만 고친 새 버전을 만들어 줍니다. 처음부터 다시 만들 필요가 없어요.
다만 입력하지 않은 전화번호나 학년 정보를 AI가 그럴듯하게 지어 넣을 수 있어요. 학원 이름, 날짜, 연락처, 수강료는 한 글자씩 확인하고, "최고", "100% 합격" 같은 과장 표현은 AI가 넣어도 빼 주세요.
수업일지 — 티로
원장님들이 가장 많이 꼽는 반복 업무가 "수업 끝나고 쓰는 학생별 기록"입니다. 티로는 수업을 실시간으로 받아 적고 정리해 주는 AI 녹음 앱이에요. 반별로 폴더를 만들고 학생 이름과 교재 이름을 등록해 두면, 녹음이 끝나자마자 진도·숙제·특이사항이 담긴 수업일지가 자동으로 만들어집니다. 버튼 한 번이면 노션에도 저장돼요.
티로를 클로드와 MCP로 연결해 두면 한 걸음 더 나아갑니다. "지난주 중2A 진도 어디까지 나갔지?", "7번 학생한테 보충하라고 한 게 뭐였지?"를 채팅으로 물어보면 클로드가 수업 기록을 직접 찾아 답해 줘요. 학부모님 전화가 와도 기록을 뒤질 필요가 없습니다.
리포트카드 — 클로드 코워크
월말 리포트는 원생 수만큼 쌓입니다. AI에게 엑셀을 맡기려면 보통 파일을 하나씩 올리고 결과를 내려받아 다시 정리해야 하는데, 클로드 코워크는 반대로 원장님이 허락한 폴더 안에 들어와 출결·성적 엑셀을 직접 열어 보고, 학생별 리포트카드를 만들어 그 폴더에 차곡차곡 저장해 둬요. 수업 끝나고 다른 정리를 하시는 동안 돌려 두면 됩니다.
맡기기 전에 2가지만 지켜 주세요. 먼저 원본 대신 복사본 폴더를 만들어 연결하세요. 복사본에는 학생 이름을 번호로 바꿔 넣고, 연락처나 상담 메모 파일은 빼 둡니다. 그리고 "시작하기 전에 계획부터 보여 줘"라고 요청하세요. 완성된 리포트카드는 2~3명 것만 원본과 숫자를 대조해 보면 안심하고 쓸 수 있어요.
학부모 문자 — 챗GPT Record a skill
리포트카드를 만들었다고 끝이 아니죠. 학생마다 PDF를 찾아 붙이고 같은 안내 문구를 반복해서 쓰는 일이 남습니다. 챗GPT 맥 데스크톱 앱의 Record a skill은 원장님이 작업하는 화면을 지켜보며 배우는 기능이에요. 1번 학생에게 문자 보내는 과정을 한 번 보여 주면 그 순서가 "스킬"로 저장되고, 2번 학생부터는 챗GPT가 같은 순서를 그대로 따라 합니다.
단, 보내는 단계는 원장님 몫으로 남겨 두세요. 챗GPT는 문자를 보내기 전에 한 건씩 원장님께 허락을 구하는데, "항상 허용"을 켜 두면 이 확인 없이 바로 발송돼서 받는 분과 첨부 PDF가 엇갈려도 잡아낼 기회가 없어요. 초안 작성까지만 맡기고, 마지막 확인과 보내기는 원장님이 직접 하시면 됩니다.
5가지 툴 모두 공통으로 지킬 것
- 학생 실명, 연락처, 성적, 상담 내용은 AI에 그대로 입력하지 않습니다. 실명 대신 "1번 학생"처럼 번호만 써도 충분해요.
- 소개한 기능 대부분은 유료 요금제에서 온전히 쓸 수 있습니다. 무료 버전으로 먼저 써 보고, 매일 쓰게 되는 툴 하나만 유료 요금제로 전환하세요.
- 학부모님께 보내는 문자와 파일은 반드시 원장님이 확인한 뒤에 발송되도록 해 두세요.
- AI가 만든 문장과 숫자는 어디까지나 초안입니다. 날짜, 금액, 학교 이름은 보내기 전에 한 번 더 확인해 주세요.
가장 귀찮았던 일 하나부터 맡겨 보세요
판단과 확인은 원장님 몫으로 남기고, 옮겨 적고 합치고 다시 쓰는 일만 AI에게 넘겨 보세요. 5개 중 하나만 이번 주에 써 보셔도 충분합니다. 제일 귀찮았던 일이 하나 줄어들면, 그다음 툴은 훨씬 쉽게 손에 붙어요.
학생에게 주는 보상과 포인트 관리도 매일 반복되는 운영 업무 중 하나죠. 이 일은 툴을 배우지 않아도 처음부터 시스템으로 만들 수 있어요. 크래빗에서는 학생이 출석이나 미션을 인증하면 포인트가 즉시 적립되고, 모은 포인트는 실제 장학금으로 학생 카드에 충전해 주실 수 있어요. 원장님 일을 줄여 주는 AI 툴과 함께, 학생 보상까지 크래빗으로 시스템을 만들어 보세요.
